Wystawienie faktury poza KSeF przez dostawcę zobowiązanego do korzystania z systemu samo w sobie nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia. Konieczne jest rzeczywiste wykonanie transakcji, związek zakupu z działalnością opodatkowaną i brak przesłanek wyłączających odliczenie z art. 88 ustawy o VAT. Potwierdzają to Ministerstwo Finansów i interpretacja Dyrektora KIS z 18 lutego 2026 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.82.2026.1.AKA.
- Odpowiedzialność za naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF ponosi wystawca. Samo otrzymanie takiej faktury nie powoduje nałożenia sankcji KSeF na nabywcę.
- Nabywca nie ma ustawowego obowiązku sprawdzania, czy sprzedawca był zobowiązany do korzystania z KSeF. Powinien jednak zachować należytą staranność i dowody rzeczywistego zakupu, np. zamówienie, protokół odbioru, korespondencję i potwierdzenie zapłaty.
- Przy fakturze wystawionej poza KSeF z naruszeniem obowiązku odliczenie następuje na zasadach ogólnych: nie wcześniej niż za okres powstania obowiązku podatkowego i otrzymania faktury. Późniejsze pojawienie się dokumentu dotyczącego tej samej transakcji w KSeF nie uprawnia do ponownego odliczenia.
W typowym przypadku nabywca może odliczyć VAT z faktury w wersji PDF albo papierowej otrzymanej poza KSeF, choć dostawca obiektywnie powinien był zastosować KSeF, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:
| Warunek | Znaczenie |
|---|---|
| Rzeczywiste nabycie | Dostawa/usługa faktycznie została wykonana przez wskazanego dostawcę |
| Związek z działalnością opodatkowaną | Zakup służy czynnościom opodatkowanym VAT, z uwzględnieniem ewentualnych ograniczeń, proporcji itp. |
| Czynny status VAT | Nabywca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, z wyjątkami ustawowymi |
| Brak przesłanek z art. 88 | Faktura nie jest „pusta”, nierzetelna, od podmiotu nieistniejącego itd. |
| Otrzymanie dokumentu | Nabywca dysponuje fakturą i materiałem potwierdzającym rzeczywisty przebieg transakcji |
30.10.2026